我眼中的專業參訪團應該注意的事!

首先,謝謝吳老師這次的熱情邀約,讓我們有機會見到一般台灣旅客少見的粵北風情,這確實是相當難得的經驗。而且吳老師是個寬容的長輩,對於我們的問題,大多能理解、回應與包容,這點也要謝謝老師。

而這次的粵北參訪團無論行前或回來後,吳老師也都專程與大家見面,出發前進行溝通,回來後檢討缺失,相當有心,這是一般邀約團很少見的情況,我覺得邀約單位願意檢討改善,讓以後的活動更加順利、更加圓滿,非常值得肯定。

由於檢討日茶會我剛好有工作無法前往(真是不好意思),有些意見原本想在這幾天忙完再提出來,不過既然檢討日阿賢已經有提到,那我就先把自己對於這次的心得建議整理提出來與大家一起討論,避免因為傳話而曲解我的本意。

畢竟這是第一次「大陸部落客參訪團」,多少無法盡善盡美,期待未來的部落客參訪團,能辦得更好、更圓滿。

一、               有關行程安排:

1.          關於這次的行程、食宿安排,我感受得到廣東省台辦與各地領導們的用心與熱情,也非常謝謝各位領導們的照顧,由衷感謝。本來粵北就比較遠,因此這樣的行程安排我可以接受。而且丹霞山也有一整天讓我們盡情感受,第二天與第三天感覺都還不錯。

2.          不過原本五天的時間,飛機晚去早回可惜了點,如果第一天早點到,或是第五天晚點走,至少花都石頭記博物館可以多點時間參觀。

3.          而且第四天也不會這麼趕,沒有時間好好欣賞梅關古道與珠磯古巷之美,這兩個景點真的很有歷史人文風情,個人覺得相當值得好好一遊,這次匆匆經過,無法拍攝更多美麗的照片、也無法細心體會情境與記錄當地迷人風景,並與台灣朋友們分享,如此遠道而來卻錯過了,對我來說,真的是相當遺憾。

4.          相信大家出遊都不喜歡趕鴨子行程,媒體參訪團「精準、妥善、順暢」的行程安排,是非常重要且專業的。更何況我們這次還是單位邀請來採訪報導的,是有職責工作在身,並不是單純來玩樂,無法好好記錄採訪,拍不到重點照片,寫不出正確焦點的報導文章,我也會覺得失職心虛,對廣東省台辦們感到抱歉。

5.          食宿部分已經相當用心,盡量安排當地特色餐點,菜色內容也非常豐富,領導們特別招待並與我們共餐,這也是我覺得蠻難得又特別的部分。雖然有點拘謹和不習慣,幸好有吳老師代表招呼,才讓我們有時間可以拍照與放鬆的享受美食。(雖然跟領導們照相又花了不少時間,有些美食還沒吃到就要離開,不過已經足夠養胖我了。)

 

二、               部落客參訪團建議事項:

原本以為這次是「部落客參訪團」,後來才知道原來部分團員並不是部落客,我想也許吳老師與一些朋友們對部落客不是很瞭解,在這裡提出一些我們的經驗與大家分享,請各位理解與體諒。

 

1.          【用餐前、焦點景點介紹時,請留一點時間給我們拍照】:

    建議團長、領隊或公關代表,事先或現場向邀請單位進行說明,告知「為了將更好的資訊帶回宣傳,請大家留點時間與空間給部落客拍照」,相信邀請單位絕對能夠諒解。(即使媒體團亦有同樣情況)

    才不會大家每次拍美食都讓邀請單位感到錯愕,或是到重要景點時,一堆人先搶著去跟景點合照,結果我們卻完全無法拍照,總不能拍一堆都是熟面孔跟閒雜人的照片回來,或是連照片都沒有吧。

    而身為領隊或公關代表,更應該隨時注意媒體與部落客的採訪需求,協助採訪工作,幫忙溝通現場情況,必要時甚至幫忙清場,讓採訪者能夠順利工作,甚至應該幫忙提供正確的菜單,每個餐廳邀約,通常都會準備菜單、新聞稿給我們,除非團長認為當地料理不重要,不需要報導。

    既然我受邀去採訪,這是我的工作,我不會抱著來玩、來混的心態,我認為應該做好我應盡的責任,這點也應該是參訪團的宗旨與精神才對,也才會受到邀請單位肯定,做出好口碑。如果讓人覺得這個參訪團很混,那也會重創形象吧。

    部落客不是都愛白吃白喝白玩的,我們因為自己的形象被肯定而受邀請,也會盡我們應盡的責任,在任何受邀吃喝玩樂的過程中,我們也會細心體會一切,藉由我們被肯定的部落格,將邀請單位希望傳播的資訊,宣導給大家知道。

2.          【發文數量與交稿時間請事先說明清楚】,避免造成認知上的落差。

3.          【圖文使用方式請事先告知說明】

    多數部落客受邀都是不用繳交圖文原始電子檔的(至少我沒遇過),而是期限內發文後回傳連結,由公關公司或主辦單位自行截圖做結案報告。

    如果主辦單位需要部落客另外繳交圖文原始檔,請事先告知清楚要幾張,說明使用方式,如有商業使用則可能另外付授權費,非商業使用,只要事先溝通過,受邀部落客出發前談好答應就沒問題。

    這些行前溝通確認工作,可以避免事後造成誤會。

 

三、               參訪團與旅行團的專業性:

1.          【團員旅遊平安保險】:

每一位團員都應該代為投保「旅遊平安險、海外疾病傷害險」,我不清楚這次有沒有,因為是最基本的,所以也在此提出。

2.          【專業的導遊或領隊】

    無論是媒體團、參訪團,都跟旅遊團一樣,必須隨團有位專業合法的導遊或領隊,如果真的沒有擁有合法執照的專業領隊,至少團體中必須有人擔任此角色,並擁有專業帶團的觀念與能力

    即使類似本團有一半都是原本相互認識的朋友,但還是應該有個專業領隊,負責「掌握團員行蹤,細心照顧團員生活、行程、身體健康狀況,了解團員需求,注意團員安全」,以及「準備各景點相關資料、新聞稿,並預先向團員說明每個參訪景點的參訪重點與注意事項」。

    專業的領隊應該要有所有團員的聯絡方式,掌握團員行蹤,到達住宿地後,應該告知團員領隊的房號、電話、聯絡方式,而且至少應該有兩個聯絡人,以免有緊急事件發生時,團員不知道該跟誰聯絡。

    會提出來是因為我覺得這次出團根本沒有專業領隊幫助我們,上述的事情,也沒有人做,整個就像半自助旅行一樣,非常隨性,這是我參加這麼多次邀約參訪團裡,唯一沒有專業領隊的。

    也許是我太過緊張,也可以說我大驚小怪、想太多,但因為我自己曾經多次帶團出國參訪的經驗,甚至也帶過藝人、重要人物、媒體記者(甚至接待過高官領導),每一次我都是戰戰兢兢、非常小心,一定要細心再細心的注意每個小細節,準備好所有資料,避免出問題,所以對這部份更加要求謹慎。

    有鑑於最近國內外又發生多件旅遊意外,而且我自己對廣東治安相當不放心,所以我認為有專業的領隊才能進行危機處理,也才能讓團員放心的出遊。

    這個意見真的非常重要,希望吳老師不要輕忽。

3.          【基本的行程資料介紹與注意事項】

一般旅遊團都還會有旅遊手冊,而參訪團要注意的更多了,包含參訪對象、參訪重點、應該避免弄錯的當地文化習俗、當地的飲食居住習慣等等,建議都要先準備好資料給參訪團體,避免大家搞不清楚採訪對象是誰?參訪重點是什麼?還有不小心冒犯當地領導與民眾。

 

四、               延續上題,表達一下我個人對於足浴當晚的意見:

1.          我不在乎是不是要走路,我也不是嬌貴的部落客一定要搭車,丹霞山三、四個小時的山路我都爬了,身為背包客、整天上山下海的我,根本不在意走那15分鐘的路。

2.          我在意的是,其實當天大家爬山回來都非常累,尤其是有走下山的這批團員相信更累,一開始分兩批,我們自願第二批沒關係,要比較晚才能休息也沒關係,但是約定的時間足足遲到20分鐘,卻一通電話都沒有通知我們,請我們稍等一下。在廣東鄉下小鎮,晚上9點多抱著疲倦的精神與身體在大廳等將近半小時,我一度以為你們出事了,心裡還替大家緊張擔心了起來。

3.          等到老師你們大家終於回來後,只用超級輕鬆的態度說,要走15分鐘的路程去足浴,路很簡單,不難走,畫地圖給你們就可以。然後還是趙總編提醒我們那條路很暗,要小心一點。

4.          以我的經驗,我一定找得到路,但是對於要我們4個外地人,單獨在人生地不熟又非常黑暗的大陸小鎮上走,卻完全不擔心、不害怕,甚至沒想到可能會發生危險,也沒想要找熟悉路況的團員陪同,這真的很大意,也很不專業。

5.          如果有專業領隊,這時應該是專業領隊負責帶我們去足浴,既然沒有領隊,也應該找個已經熟悉路況的人陪我們去,並且提醒我們貴重物品不要帶在身上,也不要帶包包,避免引起注意被搶。

6.          大家都很累沒錯,但身為領隊是不能喊累的,再累都要照顧好團員,這是最基本的工作態度。否則萬一我們在路上真的發生意外,又有誰能負責,事先預防總比事後後悔來得好。

7.          也許老師你們在大陸待久習慣了,所以比較沒感覺,但即使常跑大陸的我,還是非常重視安全問題,尤其是帶人出遊。

8.          我真的非常在意這件事,尤其當時我們走在超黑暗的路上,我繃緊神經的注意四周狀況,希望能照顧好同行朋友,就更加介意這個不專業的處理方式。也才會特別提出來,我認為這很嚴重,也期待往後你們辦團能更加專業、謹慎、小心。


五、               有關紅布條紀念合照一事:

1.          我相信,活動中,也許包含吳老師與許多團員都能感受到我對於拍「紅布條團體照」的不耐,很抱歉我的個性比較直,對於讓我覺得不舒服的事件,我真的很難不反應出來,如果有讓老師覺得為難的地方,我先說聲抱歉。

2.          在參加多次大陸參訪團的經驗中,我從來沒有拍過這種照片,無論是媒體團、參展團,一次都沒有!

3.          我受邀的單位包含大陸文化部、廣電總局、中國動漫節、上海電視台、北京國際文創博覽會、上海文創博覽會、廣州青少年文化宮、上海世博會、廈門文化部會、廈門電視台等許多大陸重要單位,每一次都是跟非常高階領導會面、餐聚,甚至是兩岸三地重要人物接觸,從來沒有拍紅布條紀念照,最多就是領導們的合照,而且也絕對不會一直拍,到達每個景點、餐會都要拍的狀況。

4.          也許這是非常個人意識的問
題,我可以接受紅布條具有紀念意義,那麼最重要的場合拍一兩次,我還能接受。可是從下飛機開始,每個景點、每一餐、甚至連休息站、或是一些不是景點不知道是什麼的地方通通要拍,這實在已經是張揚過頭,太誇張了。

5.          這讓我感覺像是在臉書打卡一樣,用紅布條拼命打卡,為了讓邀請單位知道我們來過這些地方,這才是最重要的必拍照片,寧可只拍這張紅布條,其他照片都不用拍沒關係。

6.          我不知道邀請領導單位是不是真的喜歡這個,如果是他們要求,那請事先告訴我們會有這件事,如果事前我覺得可以配合,那我也就無話好說。

7.          如果不是邀請單位要求,老實說,對我來看,這真的太過誇耀了,深怕大家不知道台灣部落客參訪團來過這些地方。而且我保證,如果今天真的是邀請媒體團來這樣搞,記者朋友絕對翻臉。

8.          我認為要見證這個活動行程,可以有更精緻、更有品質、更現代化、更有趣的呈現方式,而不是像30年前的官僚作風,拼命拿紅布條宣告天下我們這個團的足跡與成績。

9.          很抱歉我個人真的不喜歡這麼傳統官僚的方式,這也是一次特別的學習經驗,可能當下我應該直接告訴老師,我其實不喜歡這樣的合照,也許我真的不適合老師的帶團風格,這點也跟老師說聲抱歉,請老師多擔待。

10.      這純粹是個人意見與感受,我知道有很多朋友是樂於拍這紅布條照片,但是我也相信一定有人跟我一樣受不了,可惜我真的不喜歡,也只能老實表達出來。

11.      也許下一回再有出團,建議老師事先告知參加的團員要拍這樣的照片,讓參加的人有心理準備,就不會發生像我這樣不合群的狀況了。

 

我很榮幸被吳老師肯定並邀請參加首次「大陸部落客參訪團」,這對我來說是一次非常難忘的經驗,也因為這次旅程得到新的見識、新的成長。

身為媒體人與部落客雙重身分,對於部落格逐漸成為新興媒體的一部分與受重視,我感到很驕傲也期待能被尊重、被肯定。

也許這次因為吳老師與其他非部落客團員對部落客並不是相當熟悉,難免會有一些磨合與誤解產生,我不希望將不滿悶在心裡,然後私下抱怨,結果讓這些問題重複發生,所以才將想法與意見提出來討論,真的也是非常重視,大家如果有任何意見,我也虛心接受檢討反省。

我更期待的是「大陸部落客參訪團」能夠越來越好,越辦越成功,帶出去受到重視與肯定,並給邀請單位留下優秀與深刻印象,而不是因為一些小細節的不完美,留下負面形象。希望大家能夠用平衡、理性的角度來看待我這篇文章,再次謝謝吳老師對我的包容。

 

麻吉小兔

熱愛美食、旅行、攝影、設計、美好事物,享受與每位摯愛親友同樂時刻,藉由文字攝影記錄自己,以與眾不同的人生經驗認真生活、瘋狂看世界,歡迎大家跟我一起玩樂生活。 .......................................................................................................................................... ※ 任職媒體文創工作者、影像製作人 ※ 兼任平面媒體文字工作者、寫手 ※ 2008全球華文部落格大獎「年度最佳生活情報部落格」初選入圍 ※ 2011全球華文部落格大獎「年度最佳休閒旅遊部落格」決選入圍 ※ WENews旅遊美食公民記者 ※ 資策會第五屆部落客百傑【美食類、旅遊類】TOP 200 ※ 欣傳媒街坊2.0公民記者 ※ DCView數位視野攝影達人 ※ 2011 ITF台北國際旅展公民記者 ※ 2012 ITF台北國際旅展榮譽公民記者 ※ 2012受邀擔任蕃薯藤「十大流口水烤鴨」評審 ※ 2013受邀擔任蕃薯藤輕旅行「十大飯店Buffet」秘密客&評審 ※ 蕃薯藤輕旅行駐站玩家 ※ 非凡電視台「跟著行家去旅行」節目旅遊來賓 ▲ 自由時報、DIY玩佈置、時尚雜誌、中廣、聯合報、東森電視台...等媒體採訪,並刊登「室內設計、自助旅行、旅遊美食」相關文章。 ▲ 曾擔任上海時尚雜誌、香港旅遊網站旅遊文章專欄寫手。 ▲ 曾擔任台灣TG玩具雜誌專欄寫手,發表國內外玩具、設計、展覽等相關文章。

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